谈谈企业行政公文的起草

  公文是党政机关、人民团体、企事业单位履行职责、行使职权、实施管理、处理公务的重要工具,具有法规与规范、依据与凭证、领导与组织、协调与控制、联络与交往、宣传与教育等功能。它的这一特殊功能及重要性,对其撰稿提出了与其它文稿所不同的特殊要求。本文根据行政机关公文处理的规定及工作实际,就公文起草谈谈自己的经验和认识。
  要符合党和国家的方针、政策及法律、法规。企业发布公文的目的,是对本企业的某项工作、某些部门、某个问题作出具体规定或对上请示、报告,横向互相联系,使企业的行为按照党和国家既定的方针、政策及法律、法规的轨道正确运行,确保企业机关依法行政,维护党和国家政策、法规的严肃性及企业的合法权益,提高企业的经济效益。公文的目的性,规定了公文的政策性,对公文的起草与核稿提出了很高、很严格的政策要求,不能有任何偏差和半点含糊,不能使实行者理解产生歧意。为此,作为负责公文起草的秘书,要有很强的政策观念和法律意识,明确自己肩负的重任,以高度的责任心和严肃认真的态度进行文件起草工作。做到这一点,首先要十分注意收集、积累、保存上级下发的有关文件,反复认真地学习、领会,做到学法、知法、懂法,不但知其然,还要知其所以然,增强执法的自觉性,这是保证自制公文有较强政策性的基础。在此基础上,要做过细的工作,每次起草公文,都要将文中的政策规定与上级有关政策条文逐条对照,看有无抵触,宽严是否适度,时机是否适宜,每写一条规定,每落笔一个字,每用一个词,都要思前想后,字斟句酌,慎之又慎,切不可考虑不周而下笔,政策不清而行文。因为,任何一条规定违背政策,任何一个词、字甚至标点使用不当,都会造成不可挽回的政治影响或经济损失,有时还会导致行政管理的失误,正所谓差之分毫,失之千里,一字值千金,字字不可轻投。对此必须有清醒的头脑,明确的认识,否则后果不堪设想。
  要符合领导意图。公文是“遵命文章”。所谓“遵命”,就是坚决按照领导意图和集体决定办事,这是公文写作中必须严格遵守的组织原则和纪律。因为,颁发公文是一种组织的法律行为,不是个人意志的体现。发不发公文,发什么内容的公文,要由领导班子研究决定。作为公文起草人,必须忠实地、准确地反映领导的决定,决不能凭个人的主张和思想情趣来决定内容的取舍,更不允许出于某种动机或需要擅自改变领导决定和借机搀杂个人意见。但是,领导的决定有时往往是粗线条的,较原则的,有时只提出了一个政策规定的意向,条文并不具体,需要拟稿人按照领导决定的原则及思路,凭借自己对领导决定意图的理解,上级政策和单位情况的了解,将领导决定进行充实、完善,使之更加具体、系统、周密,更具有可行性、科学性。这样做不仅不违背领导意图,相反是对领导意图的延伸与升华,也是在起草公文中,充分发挥秘书人员参谋助手作用的具体体现。做到这一点,就要在日常工作中利用工作之便,十分留意领导的言行,积极追踪领导决策思想的形成,对于重大原则问题的提出,主要决策的拍板定案,全局性工作的安排部署,都是领导同志经过反复比较、鉴别和实地考察验证后趋于成熟的,是广为征求意见并经过深思熟虑后作出的。文秘人员适时地将他们的言论记载下来,收集他们有感而发的思想“火花”,摸清他们的思维脉络,掌握他们据以决策的事实和理由。只有这样,才能对领导的思想“成竹在胸”,拟出的公文符合领导口味,拿出的具体措施与领导意图一拍即合。否则,平时粗枝大叶、无所用心,对领导意图一无所知或一知半解,拟起公文来,或者领导说一写一,只当“传声筒”,失去秘书应有的作用;或者盲目发挥,南辕北辙,将领导意图曲解。正确反映领导意图,还要注意克服自以为是、孤芳自赏的毛病,主动、自觉地接受领导对文稿的审查及修改,虚心接受领导提出的修改意见,认真地进行反复推敲修改,使其最大限度地与领导意图吻合。
  要符合本单位实际。作为一个企业,发布任何一项规定、措施,都要以上级文件作依据,不能“离经叛道”。但是,仅此一点还不够,还要有自己的特点,作出符合本单位实际,能解决本单位存在问题的具体规定,使问题得到解决。即所谓就时弊而定章法,知下情而政通人和。为达此目的,拟稿人要经常迈开双脚,到基层去,到群众中去,剖解一两个“麻雀”,交几个知心朋友,开几个座谈会,看看基层在干什么,有什么问题亟待解决;群众在想什么,有什么意见和建议需要采纳。装下情于胸中,存民意于大脑,拟办法于心田,一旦需要行文,就会“易位而处”,有感而发,有的放矢,准确可行。既不会写出华而不实的文章,也不会作出脱离实际,违背民意的规定。值得注意的是,调查要放下身子沉到底,与群众谈话要放下架子设身处地;切不可身居云天望地下,站在局外察民情。这样,就是天天下基层,时时搞座谈,还是不知下情,不解民意,写不出体现政策符合实际的公文,反映不了群众的呼声与愿望。
  除上述问题之外,公文起草还要注意逻辑、修辞、文法、公文格式、行文规则等问题。对此,公文处理办法已有规定,本文就不再详述。
  
(编辑单位:大庆石油管理局农场)

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